Моё первое письмо от самого настоящего заказчика прилетело мне на фэйсбук. Помню как прыгала и кричала от восторга. После пары минут эйфории до меня дошло, что на письмо нужно что-то ответить. А как так ответить, чтоб его не спугнуть? Не показаться дилетантом? Какие вопросы задать, чтоб облегчить работу обеим сторонам? Тогда я потратила пару часов на ответ в пару предложений.

Эта статья — мой личный опыт проб и ошибок. И я до сих пор учусь и пробую новые подходы. Также затрону общеизвестные правила деловой переписки.

Для ПРИМЕРА возьму среднестатистическое письмо:

Приветствие

Начну с табу. Пожалуйста, никогда не используйте фразу: «Доброго времени суток». Это в деловой переписке считается дурным тоном. Можно всегда и везде использовать — «Здравствуйте». Лаконично и никогда не прогадаешь с временем дня.

Если вам сразу не представились. Обязательно спросите имя заказчика.

Бриф

Дальше привожу основные вопросы, которые понадобятся для формирования цены.

Чтобы я мог(ла) максимально понять вашу задачу и рассчитать стоимость, задам несколько вопросов.

1. Для каких целей будут использоваться иллюстрации? Это иллюстрации для вэба или под печать?
2. Как вы планируете их применять: для личных целей/на подарок/или это коммерческое использование?
3. Если это коммерческая продукция. Какой планируется тираж?
4. На скольких единицах товара будет использоваться? (Открытки, блокноты, ежедневники, календари и т.д.).
5. В каких странах?

Про договор

Если вы не работаете через договор, то можно и не спрашивать ничего. А если работаете, то стоит спросить: Работаете ли вы по договору? Есть ли готовый договор или я могу прислать вам свой?

Если вам не озвучили бюджет сразу, будет не лишним спросить о нём самостоятельно: Какой у вас бюджет на этот проект?

Сроки

Чем быстрее нужно, тем выше цена. Главное адекватно оценивать свои возможности.

Сколько времени заложено на выполнение этой задачи?

Референсы

Если изначально не прислали референс, нужно попросить любой примерный вариант. А лучше из своих работ сделать 2-4 примера и предложить заказчику на них ориентироваться.

Техническое задание

Круто, когда заказчик вкладывает в письмо ТЗ сразу. Но чаще, особенно с частными лицами, его приходится составлять в процессе совместно. И иллюстратор выступает куратором этого процесса. Поэтому, если нет ТЗ, эти вопросы помогут избежать ошибок и переделок уже в процессе.

Есть ли у вас готовое ТЗ? Если да, то пришлите его мне для ознакомления, пожалуйста. Если нет, ответьте на вопросы ниже.

• Размер иллюстрации?
• Её расширение в готовом виде (psd, tiff, sag, png, jpg или другое)?
• Нужен cmyk или rgb?
• Сколько конкретно иллюстраций нужно?
• Нужен вектор или растр? (Если рисуете в разных направлениях).
• Отступы под обрез?
• Зона безопасности важных элементов?
• Какое разрешение dpi?

Дополнительные вопросы

Хорошо уточнить где вам продолжить переписку. Кому-то удобно в мессенджере, но чаще через почту (это если вам изначально написали в мессенджере).

Удобно ли вам вести переписку в Инстаграм/телеграмм/Вайбер/и т.д или по почте?

Тут же можно предложить вариант удобный вам: «Предлагаю продолжить переписку через почту». (И пишите сразу номер, почту).

И ещё, скажите, пожалуйста, где или от кого вы узнали обо мне? (Это полезно для личной статистики, где и как вас находят).

Ссылка на скачивание брифа. В документе бриф расширенный. Переодически буду обновлять или корректировать информацию.

Общие наблюдения и рекомендации

✅ Я не всегда задаю вопросы. Иногда пишу сразу цену, с пометкой, что это от Х$. Если человеку дорого, он тут же отпадёт. А если цена для него приемлемая, то он даст ответы и можно будет назвать точную цену.

✅ Бриф стоит корректировать под каждого конкретного заказчика.

✅ С частными лицами удобно общаться этапами и вопросы соответственно задавать по частям. С компаниями и издательствами легче по брифу.

✅ Всегда обращаюсь на вы, до тех пор пока заказчик не предлагает перейти на ты. Форму имени использую ту, которую указал сам человек. Например: заказчица мне ответила — меня зовут Ксюша. Не имеет значения почему она представилась именно так. Важно, что Ксюша — это не Ксения, и тем более не Оксана. Значит в последующих письмах буду писать: «Приятно познакомится, Ксюша. Ксюша, что думаете на счёт такой цветовой палитры?» (Если не комфортно использовать такую форму имени, то можно спросить у заказчицы: «Можно я буду обращаться Ксения?»

✅ Будьте внимательны с именами. История из жизни: я отправила письмо в издательство. Мое имя несколько раз встречалось в этом письме: в теме письма, автоматическая подпись в конце письма, плюс в самом портфолио. В ответ я получила письмо: «Добрый день, Ирина!». Ирина, Карл!

✅ Смайлы начинаю использовать после того, как их начинает использовать заказчик. И всегда в умеренных количествах.

✅ Если мне откликается тема заказа, стараюсь это показать и обозначить. Быть человечной и эмоциональной. Например, если это заказ на книгу, то напишу, что мне это близко и интересно, так как у меня у самой дочка.

✅ На всё, что не понятно, задаю уточняющий вопрос. Например, заказчик написал: «Срок 8 дней». Мой вопрос будет: «8 дней это с учётом выходных или учитываем только рабочие?»

✅ Не нужно бояться/стеснятся задавать вопросы. Вопросы помогают в первую очередь иллюстратору. Так работа пройдёт быстрее и с меньшим количеством правок.

✅ Если бюджет заказчика изначально не соответствует моей ставке, но проект мне интересен, я предполагаю альтернативные варианты. Это может быть меньшая детализация, отсутствие фона, ч/б рисунок, меньшее количество правок или их отсутствие, пара скетчей вместо 5. И всё это стоит расписать и показать наглядно.

✅ Ещё важно обговорить способ и форму оплаты. Указать размер предоплаты.

✅ Если заказчик будет печатать иллюстрации, то стоит попросить технические требования непосредственно из типографии. Так как заказчик сам вряд ли будет вникать в детали.

✅ Нужно писать точную тему письма. Так письмо легче найти по поиску и собеседнику будет понятно, что от него требуется.

✅ В процессе переписки можно уточнить в какие дни или часы вы можете не ответить на письмо, обозначить ваш рабочий график.

✅ Текст письма разделяем абзацами. Островная структура такая:

✅ Я не всегда пишу правильно и грамотно. Там где максимально сомневаюсь пишу как можно проще. Лучше два коротких предложения, чем одно длинное и запутанное.

Резюмирую. Во время переписки с заказчиком нужно быть вежливым и человечным. Писать по-существу. Задавать конкретные вопросы. Помогать заказчику с техническим заданием. Отвечать на письма не затягивая. Уметь аргументировать свои цены. Не принимать на личный счёт отказы или молчание.

Пы. Сы. А с первым заказчиком у меня всё сложилось. С учётом того, что брифа у меня не было и вопросы мои были корявенькие и не последовательные.

Подробнее о всех гранях деловой переписки рекомендую прочитать в книге Максима Ильяхова и Людмилы Сарычевой «Новые правила деловой переписки».